Chargé du Secrétariat Particulier du Préfet Secrétaire Général aux Moyens Mutualisés H/F - Préfecture de Paris / Préfecture de Région Ile-de-France
📑 Missions du poste
RIFSEEP 1
Vos activités principales
Au sein d'une équipe de 2 secrétaires, vous aurez en charge, sous l'autorité de la cheffe de cabinet :
- la tenue de l'agenda (prise de rendez-vous, réservation de salle)
- l'accueil téléphonique et physique des invités
- l'organisation des réunions (constitution des dossiers, information des intervenants, relances)
- la mise en forme de documents et la rédaction de courriers simples
- la saisine des services et la préparation des dossiers
- la tenue des chronos et l'archivage des courriers
En tant qu'assistant(e) préfet CSATE: Organiser les plannings d'évaluation - prise de rendez-vous - déplacements hors département -déroulé des interviews - suivi CET - utilisation de Chorus
Votre environnement professionnel
Activités du service
Le SGAMM est placé sous l'autorité d'un préfet, secrétaire général aux moyens mutualisés, assisté d'un adjoint.
· Liaisons hiérarchiques
Le préfet, secrétaire général aux moyens mutualisés et son adjoint
La cheffe de cabinet
· Liaisons fonctionnelles
L'ensemble des chefs de services du SGAMM.
Les secrétariats et chefferies du cabinet du préfet de région et du préfet, secrétaire général aux politiques publiques.
👤 Profil recherché
Vos compétences principales mises en oeuvre
Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique -bureautique niveau maîtrise - requis
Connaître l'environnement professionnel niveau maîtrise - à acquérir
Savoir-faire
Savoir rédiger niveau initié requis
Savoir s'organiser niveau maîtrise - requis
Savoir travailler en équipe niveau maîtrise - requis
Savoir-être
savoir s'adapter niveau maîtrise requis
avoir le sens des relations humaines niveau maîtrise requis
savoir communiquer niveau maîtrise requis
Vos perspectives:
Les compétences mises en oeuvre sur le poste vous offriront la possibilité d'évoluer vers d'autres emplois au sein du domaine fonctionnel « affaires générales ».
Durée attendue sur le poste: 3 ans
